Z kartą zakupową masz wydatki pod kontrolą

Karta zakupowa to dedykowana karta biznesowa, ale przeznaczona do konkretnych celów – płatności za usługi i towary, używana np. w centralnych procesach zakupowych firmy. Przedsiębiorca, który chce do swojego biznesu wprowadzić system płatności za pomocą kart zakupowych, może samodzielnie zdefiniować rodzaje transakcji, które będą pokrywane ze środków przypisanych do karty zakupowej. Ale nie na tym polega jej innowacyjny charakter.

– Parametry karty pozwalają na precyzyjną personalizację produktu, w pełni dostosowaną do specyfiki działalności klientów biznesowych z danej branży. Generalnie jednak można wyróżnić kilka grup transakcji – mówi Michał Skowroński, menedżer ds. produktów kartowych Citi Handlowy. – Mogą to być na przykład płatności wyłącznie za ubezpieczenia, tylko do rozliczeń z biurami podróży organizującymi wyjazdy służbowe czy pozwalające na regulację opłat administracyjnych na rzecz sądów czy samorządów – dodaje.

Korzystanie z kart zakupowych nie tylko eliminuje gotówkę w firmie, ale i redukuje część kosztów transakcyjnych. Transakcje kartowe w pełni pozwalają na monitorowanie on-line transakcji (co nie zawsze jest możliwe w przypadku typowych kart biznesowych), a w efekcie możliwe jest np. zablokowanie określonych sprzedawców lub kategorii sprzedających. To oznacza, że przedsiębiorca ma rzeczywiście pełną kontrolę nad wydatkami i może w dowolnej chwili ingerować w proces, by zmienić parametry czy poprawić ich efektywność.

Z punktu widzenia zarówno klienta biznesowego, jak i jego kontrahenta czy samego finalnego użytkownika (pracownik) karta zakupowa ma zaletę, której nie sposób nie docenić – transakcje realizowane są w ciągu kilkunastu sekund, co przyspiesza udostępnienie usługi czy wysyłkę towaru. – W przeciwieństwie do tradycyjnego przelewu, który trwa jeden, dwa dni w Polsce, do pięciu, gdy mowa o zagranicy, co wraz z procesem księgowym wydłuża mechanizm o kolejne doby, rozliczenie transakcji kartowej jest kwestią sekund. Łatwo sobie wyobrazić, jak bardzo ułatwia to prowadzenie biznesu.

Choćby w przypadku finansowania i organizowania podróży służbowych czy konferencji – dodaje Michał Skowroński. Tłumaczy, jak robią to klienci Citi Handlowy korzystający z kart zakupowych. To bardzo proste: zamawiają na przykład kartę do rozliczeń z biurem podróży, które w ich imieniu opłaca bilety i hotele dla ich pracowników, albo po prostu wydają kartę zakupową pracownikowi, który odpowiada za organizacje tychże. Karta może mieć ograniczenia, w jakich przypadkach oraz gdzie może zostać użyta, ale ważniejsze jest to, że sami pracownicy nie muszą płacić swoimi plastikami. Przedsiębiorca ma zatem natychmiastowy dostęp do informacji o transakcjach.

Mało tego – karty zakupowe z racji tego, że płatności następują od razu, dają możliwość negocjowania niższych cen w zamian za krótszy niż w przypadku faktur przelewowych termin spłaty płatności. Karta zakupowa w firmie może być dedykowana do zamawiania taksówek czy Ubera dla Firm, dzięki czemu przedsiębiorca może zorganizować transport dla pracowników, którzy nie posiadają „klasycznych” kart biznes czy voucherów taksówkowych. Może na przykład pełnić funkcję narzędzia do opłacania zakupu reklam w internecie, hostingu serwerów, licencji za używane oprogramowanie itd. Praktycznie tylko potrzeba i wyobraźnia przedsiębiorcy ograniczają użyteczność karty zakupowej, a przy tym – można ustalić indywidualne limity kwotowe dla każdej z kart, kategorie produktów (np. tylko bilety lotnicze czy paliwo) lub konkretne rodzaje sklepów (np. tylko zakupy w konkretnym punkcie dostarczającym materiały biurowe).

Istotą jest pełna, nieskrępowana kontrola wydatków. Karta zakupowa może być połączona z systemem ERP przedsiębiorcy, dzięki czemu jest stale „widoczna” dla księgowości czy pracowników działu controllingu. Wsparciem dla analizy wydatków może być dodatkowo fakt, że każda karta zakupowa ma indywidualny numer rachunku do spłaty. Ta też wygląda inaczej niż w przypadku kart biznesowych. Maksymalny okres spłaty wynosi nie 30 dni (jak w większości przypadków „klasycznych” kart korporacyjnych), ale nawet do 75 dni. Płatności kartą zakupową nie są związane z kosztami po stronie kupującego poza opłatą za utrzymanie czy wydanie karty. Dodatkowe usługi, takie jak raporty o stanie konta, alerty czy monity e-mailowe, są ustalane indywidualnie w ramach pakietu dla danego przedsiębiorstwa.

Sprzedający ponosi koszt interchange oraz standardowe koszty agenta rozliczeniowego (umowa z agentem rozliczeniowym umożliwia akceptację płatności kartą). Karta zakupowa wygląda na idealne rozwiązanie dla firm, które chcą zoptymalizować procesy zakupowe. Istotną wartością jest dostęp do big data dostarczanych klientowi z poziomu panelu administratora przez Citi Handlowy. Patrząc na generalną strukturę portfela kart korporacyjnych obsługiwanych przez bank, widać najbardziej popularne ich zastosowania – aż 57 procent transakcji kartami w firmie to wydatki związane z podróżą i rozrywką (travel & entertainment).

Kolejne 20 procent stanowią wydatki w restauracjach, 15 procent przejazdy taksówkami, 11 procent stanowią z kolei wydatki na paliwo i utrzymanie floty, 7 procent – linie lotnicze. Karta zakupowa zapewnia przejrzysty model transakcji. A stąd już prosta droga do jeszcze bardziej skutecznego zarządzania płynnością przedsiębiorstwa. – Karta zakupowa nie tylko pozwala na skrócenie czasu realizacji zamówienia, automatyzację przewalutowań, ale też ogranicza dodatkowe koszty. Najważniejsze jednak jest to, że minimalizuje ryzyko nieefektywnych wydatków, które mogą ponieść pracownicy posiadający karty służbowe. Uporządkowanie procesów zakupowych jest dziś koniecznym elementem optymalizacji działania przedsiębiorstwa. Karta zakupowa z terminem spłaty nawet do 75 dni jest narzędziem, które ten proces wspiera – twierdzi Michał Skowroński, menedżer ds. produktów kartowych Citi Handlowy.

Materiał powstał we współpracy z Citi Handlowy.

Add a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *